Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Alan Boguszewski, działający pod marką ProgressCraft w ramach działalności nierejestrowanej:

• adres do korespondencji: [do uzupełnienia po ustaleniu adresu korespondencyjnego]
• e-mail: kontakt@progresscraft.pl
• telefon: [do uzupełnienia po uruchomieniu numeru firmowego]

W sprawach dotyczących prywatności napisz na kontakt@progresscraft.pl. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Jakie dane możemy przetwarzać

• dane identyfikacyjne i kontaktowe,
• dane zamówienia, płatności i korespondencji,
• dane konta klienta: login, adres e-mail, skrót hasła, data urodzenia, status wieku, ewentualne potwierdzenie zgody rodzica albo opiekuna prawnego, status potwierdzenia e-maila, historia logowania, sesje, ustawienia bezpieczeństwa i informacje o aktywnym pakiecie,
• dane widoczne w strefie klienta: historia płatności, okres opieki, status ankiet, materiały, plany, jadłospisy, wiadomości w panelu, ich nadawca, adresat, data wysłania, oznaczenie przeczytania, terminy i notatki organizacyjne,
• dane potrzebne do przygotowania planu: wiek, płeć, wzrost, masa ciała, aktywność, cel, preferencje i nawyki,
• po uzyskaniu wyraźnej zgody — dane dotyczące zdrowia, między innymi informacje o alergiach, chorobach, lekach, dolegliwościach, kontuzjach, przeciwwskazaniach, ograniczeniach treningowych lub żywieniowych, wynikach badań oraz zdjęciach sylwetki, jeżeli Klient dobrowolnie je przekaże,
• dane techniczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki i logi bezpieczeństwa.
• logi działań w panelu obsługi, w tym informację, która osoba z zespołu wykonała daną czynność, kiedy ją wykonała i którego klienta dotyczyła.

Nie prosimy o PESEL, numer dokumentu tożsamości ani pełną dokumentację medyczną. Przesyłaj wyłącznie dane niezbędne do konkretnego celu.

3. Cele i podstawy prawne

3a. Konto klienta, panel i powiadomienia

1. Konto klienta służy do przypisania zakupu do konkretnej osoby, udostępnienia materiałów, pokazania historii płatności, okresu opieki, ankiet, terminów i wiadomości.
2. Przy rejestracji zapisujemy dane potrzebne do utworzenia konta, potwierdzenia adresu e-mail, potwierdzenia minimalnego wieku klienta oraz zabezpieczenia logowania. Hasło przechowujemy w postaci skrótu kryptograficznego, a nie jako jawny tekst.
3. Konto klienta może założyć osoba, która ma co najmniej 15 lat. Jeżeli użytkownik ma mniej niż 18 lat, możemy zapisać moment potwierdzenia zgody rodzica albo opiekuna prawnego. Nie wymagamy podawania danych osobowych opiekuna w formularzu rejestracji.
4. Jeżeli użytkownik skorzysta z resetu hasła, zapisujemy ograniczony czasowo token resetu. Po ustawieniu nowego hasła token jest usuwany, a aktywne sesje konta mogą zostać unieważnione.
5. W panelu obsługi osoby upoważnione przez ProgressCraft mogą widzieć dane klienta, płatności, materiały, ankiety, wiadomości, terminy i historię działań potrzebną do realizacji usługi.
6. Wiadomości w czacie panelu służą do kontaktu organizacyjnego przy współpracy. Klient może wybrać adresata wiadomości, np. trenera albo dietetyka. Dostęp do rozmów w panelu jest ograniczany rolą użytkownika i zakresem potrzebnym do obsługi klienta.
7. Dla bezpieczeństwa i rozliczalności zapisujemy wybrane działania osób obsługujących panel, np. wysłanie wiadomości, zmianę danych klienta, publikację lub usunięcie materiału. Logi te są widoczne tylko dla głównego konta administratora.
8. Główne konto administratora może przeglądać rozmowy prowadzone w panelu między Klientem a osobami obsługującymi ProgressCraft, jeżeli jest to potrzebne do realizacji usługi, zachowania ciągłości obsługi, sprawdzenia jakości kontaktu, wyjaśnienia reklamacji, ochrony konta, przeciwdziałania nadużyciom albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Panel obsługi nie jest przeznaczony do prywatnej korespondencji zespołu.
9. Dostęp do logów i rozmów jest ograniczony rolami w systemie. Zwykłe konta administratorów widzą tylko zakres potrzebny do obsługi przypisanej rozmowy lub klienta, a podgląd zbiorczy pozostaje zarezerwowany dla głównego konta administratora.
10. Jeżeli dodamy nowy plan, jadłospis, plik, wiadomość albo poprosimy o ponowne wypełnienie ankiety, możemy wysłać powiadomienie e-mail. Takie wiadomości dotyczą realizacji usługi lub bezpieczeństwa konta i nie wymagają zgody marketingowej.
11. Jeżeli istotnie zaktualizujemy Regulamin lub Politykę prywatności, możemy wysłać informację organizacyjną na adres e-mail przypisany do konta klienta. Takie powiadomienie trafia wyłącznie do osób posiadających konto klienta w serwisie.
12. Czerwone oznaczenia w strefie klienta mogą wskazywać nowe wiadomości. Po odczytaniu wiadomości zapisujemy informację o jej przeczytaniu, aby nie wyświetlać nieaktualnego powiadomienia.
13. Czat w panelu może pokazywać najnowsze 100 wiadomości w danej rozmowie, aby zachować czytelność interfejsu. Same wiadomości mogą być przechowywane do 365 dni, liczonych osobno od daty wysłania każdej wiadomości, jeżeli jest to potrzebne do realizacji usługi, ciągłości obsługi, reklamacji, bezpieczeństwa, wyjaśnienia nadużyć albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
14. Główne konto administratora może wykonać eksport danych klienta albo usunąć konto klienta z panelu, jeżeli jest to uzasadnione obsługą żądania lub bezpieczeństwem. Usunięcie konta nie musi obejmować danych, które muszą zostać zachowane z powodu obowiązków prawnych, rozliczeń albo obrony roszczeń.
15. Klient może sam zlecić usunięcie konta w strefie klienta. Po potwierdzeniu żądania konto zostaje wyłączone, aktywne sesje są unieważniane, a dane konta i panelu są planowane do usunięcia po 14 dniach. W tym czasie można skontaktować się z nami, jeżeli żądanie zostało złożone omyłkowo.

4. Dane dotyczące zdrowia

1. Dane zdrowotne są przetwarzane wyłącznie po uzyskaniu wyraźnej zgody osoby, której dotyczą, w celu oceny możliwości współpracy oraz przygotowania i realizacji indywidualnego planu.
2. Dostęp do tych danych mają wyłącznie osoby, które potrzebują ich do realizacji usługi. Ankiety treningowe trafiają do Alana. Ankiety dietetyczne trafiają do Alana oraz do Michała Ławruszko, naszego dietetyka, który przygotowuje indywidualne jadłospisy.
3. Zgodę można wycofać w każdej chwili przez wiadomość na kontakt@progresscraft.pl. Wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania, ale może uniemożliwić dalsze bezpieczne świadczenie usługi.
4. Jeśli dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, mogą być przechowywane w niezbędnym zakresie mimo cofnięcia zgody, zgodnie z prawem.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w niezbędnym zakresie:

• Michała Ławruszko, naszego dietetyka, w zakresie koniecznym do przygotowania jadłospisu,
• osobom współpracującym ze Sprzedawcą przy obsłudze Klienta, analizie postępów, kontakcie organizacyjnym lub realizacji usługi — wyłącznie w niezbędnym zakresie i na podstawie upoważnienia albo właściwej umowy,
• Stripe — w zakresie obsługi płatności i przeciwdziałania nadużyciom,
• Cloudflare — w zakresie DNS, bezpieczeństwa i działania serwisu,
• OVHcloud lub inny dostawca VPS/hostingu — w zakresie utrzymania strony, panelu klienta, bazy danych i kopii zapasowych,
• Resend — w zakresie przesyłania wiadomości z formularzy, załączników oraz wiadomości transakcyjnych,
• Cal.com lub Booksy — jeżeli Klient korzysta z udostępnionej rezerwacji terminu za pomocą takiego narzędzia,
• dostawcy hostingu poczty elektronicznej,
• dostawcom obsługi IT, prawnej lub księgowej, jeśli jest to potrzebne,
• organom publicznym, gdy obowiązek wynika z prawa.

Załączniki z ankiety dietetycznej są przesyłane przez Resend na skrzynkę ProgressCraft oraz do Michała, naszego dietetyka, i powinny zawierać wyłącznie informacje potrzebne do realizacji części żywieniowej.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologiczni, w szczególności Stripe, Cloudflare lub Resend, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, zgodnie z zasadami danego dostawcy.

7. Jak długo przechowujemy dane

• zapytania bez zawarcia umowy — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu,
• dane umowy, płatności i rozliczeń — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i do czasu przedawnienia roszczeń,
• dane konta klienta, historii logowania, materiałów i aktywnego pakietu — przez czas posiadania konta, trwania współpracy oraz okres potrzebny do obsługi reklamacji, rozliczeń, bezpieczeństwa i ewentualnych roszczeń; po samodzielnym zleceniu usunięcia konta w panelu konto jest wyłączane od razu, a dane konta i panelu są planowane do usunięcia po 14 dniach, chyba że dłuższy okres wynika z obowiązków prawnych, rozliczeń albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• wiadomości w czacie panelu — zasadniczo do 365 dni liczonych osobno od daty wysłania każdej wiadomości; interfejs czatu może pokazywać najnowsze 100 wiadomości w danej rozmowie,
• logi działań osób obsługujących panel — zasadniczo do 180 dni, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do wyjaśnienia błędu, reklamacji, incydentu bezpieczeństwa albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• dane z korespondencji — do zakończenia sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,
• dane zdrowotne i załączniki — przez okres współpracy, a następnie maksymalnie 12 miesięcy, chyba że wcześniej wycofasz zgodę, zlecisz usunięcie konta albo dłuższy okres jest konieczny do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
• dane marketingowe — do wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu,
• logi bezpieczeństwa — zasadniczo do 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do zabezpieczenia serwisu, wyjaśnienia incydentu lub obrony roszczeń.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do odpowiedzi, zawarcia umowy albo realizacji usługi. Niepodanie istotnych informacji zdrowotnych może uniemożliwić bezpieczne przygotowanie indywidualnego planu.

9. Twoje prawa

W granicach przewidzianych przez RODO masz prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu,
• wycofania zgody w dowolnym momencie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@progresscraft.pl.

10. Zautomatyzowane decyzje

ProgressCraft nie podejmuje wobec Klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Stripe może stosować własne mechanizmy wykrywania nadużyć zgodnie ze swoją polityką prywatności.

11. Pamięć lokalna i usługi zewnętrzne

1. Serwis wykorzystuje techniczne pliki cookie potrzebne do logowania i utrzymania sesji klienta. Nie służą one do profilowania reklamowego.
2. Strona może korzystać z pamięci przeglądarki do zapamiętania stanu interfejsu, np. informacji, że klient jest zalogowany albo która część panelu jest aktualnie otwarta.
3. Czcionki oraz odnośniki do serwisów społecznościowych mogą powodować połączenie z usługami zewnętrznymi. Po przejściu na Instagram lub Facebook obowiązują zasady tych serwisów.

12. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru danych. Dostęp do kont klienta, ankiet, załączników, wiadomości i materiałów powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione. Hasła przechowywane są w postaci skrótu, a dostęp do panelu jest chroniony kontem użytkownika, kontrolą roli, tokenami CSRF, nagłówkami bezpieczeństwa, prywatnym cache oraz limitami nadużyć. Żadna transmisja internetowa nie daje jednak gwarancji całkowitego braku ryzyka.

13. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana wraz ze zmianą serwisu, dostawców lub przepisów. Nowa wersja będzie publikowana z datą obowiązywania. Zmiany nie wpływają wstecz na ważność wcześniej udzielonych zgód.